Paperless οι συνεδριάσεις του ΕΟΑ Αμμοχώστου
Ο Επαρχιακός Οργανισμός Αυτοδιοίκησης Αμμοχώστου σε προηγούμενη συνεδρίασή του, ημερομηνίας 18 Ιουλίου 2024, αποφάσισε όπως προχωρήσει σε μία σημαντική και καινοτόμα αλλαγή, που αφορά τη μετάβαση σε ένα πλήρως «απαλλαγμένο από χαρτί» περιβάλλον.
Η απόφαση αυτή, έρχεται να ενισχύσει τη δέσμευσή του Οργανισμού για βιώσιμη ανάπτυξη και περιβαλλοντική ευαισθησία, αναβαθμίζοντας ταυτόχρονα την αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα των διαδικασιών που εφαρμόζονται. Η μετάβαση στη νέα εποχή ξεκινά από από τα Μέλη του Συμβουλίου του Οργανισμού, τα οποία καταργούν τη χρήση του εκτυπωμένου χαρτιού. Από τώρα και στο εξής, οι προσκλήσεις και τα παραρτήματα για τις συνεδριάσεις της Ολομέλειας και των Επιτροπών του Οργανισμού, θα αποστέλλονται αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή.
Όπως ανέφερε χαρακτηριστικά ο Πρόεδρος του Επαρχιακού Οργανισμού Αυτοδιοίκησης Αμμοχώστου, Γιάννης Καρούσος, «Εκτός από τις συνεδριάσεις του Συμβουλίου, αυτή η πολιτική θα εφαρμοστεί σε όλα τα τμήματα του οργανισμού. Στους σχεδιασμούς μας περιλαμβάνεται η ολοκληρωτική μετάβαση σε ένα περιβάλλον χωρίς χαρτί και θα περιλαμβάνει:
1. Ψηφιοποίηση Αρχείων και Εγγράφων: Όλα τα φυσικά αρχεία και έγγραφα θα έχουν πλέον ψηφιακή μορφή, επιτρέποντας την εύκολη πρόσβαση, αποθήκευση και διαχείριση δεδομένων με ασφάλεια και ευκολία.
2. Χρήση Ψηφιακών Υπογραφών: Οι ψηφιακές υπογραφές θα αντικαταστήσουν τις παραδοσιακές χειρόγραφες υπογραφές, εξασφαλίζοντας την αυθεντικότητα και ακεραιότητα των εγγράφων και επιταχύνοντας τις διαδικασίες έγκρισης.
3. Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων: Όλη η επικοινωνία και διακίνηση εγγράφων θα γίνεται μέσω ασφαλών ηλεκτρονικών πλατφόρμων, μειώνοντας τον χρόνο και το κόστος που απαιτείται για τη διαχείριση εγγράφων.
4. Εκπαίδευση Προσωπικού: Το προσωπικό του οργανισμού θα παρακολουθήσει, για σκοπούς επιμόρφωσης, ειδικά προγράμματα εκπαίδευσης, ώστε να εξοικειωθεί πλήρως με τις νέες ψηφιακές διαδικασίες και εργαλεία.
Με την εφαρμογή της νέας σύγχρονης πολιτικής του οργανισμού στοχεύουμε στη:
– Μείωση του Περιβαλλοντικού Αποτυπώματος: Η εξάλειψη της χρήσης χαρτιού συμβάλλει στη μείωση της σπατάλης φυσικών πόρων και του όγκου των αποβλήτων.
– Βελτίωση της Αποτελεσματικότητας: Η ψηφιοποίηση και χρήση σύγχρονων τεχνολογιών, επιταχύνουν τις διαδικασίες και βελτιώνουν τη συνολική αποδοτικότητα του οργανισμού.
– Ενίσχυση της Ασφάλειας: Οι ψηφιακές διαδικασίες παρέχουν μεγαλύτερη ασφάλεια και έλεγχο στην πρόσβαση και διαχείριση πληροφοριών.
Είμαστε πεπεισμένοι ότι η μετάβαση σε έναν οργανισμό που δεν χρησιμοποιεί χαρτί, είναι ένα σημαντικό βήμα προς το μέλλον, που θα ενισχύσει τη σύγχρονη λειτουργία του οργανισμού μας.